POLITIQUE RELATIVE A LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

1 Contexte légal et réglementaire La présente politique relative à la protection des données à caractère personnel définit la façon dont IF PAYROLL & HR, marque déposée auprès de l’Office Benelux de la Propriété Intellectuelle, exploitée par la société IF- PAYROLL & HR, enregistrée auprès du RCS de Luxembourg sous le numéro B 144.161, ayant son siège social au 45, rue des Scillas, L-2529 Howald (ci-après «IF PAYROLL & HR»), peut être amené à traiter des informations relatives à des personnes physiques identifiées ou identifiables (appelées « personnes concernées ») recueillies auprès d’elles-mêmes ainsi que de ses clients et de tiers (tels que par exemple des prospects, des sous-contractants, des fournisseurs). Les termes « données personnelles », «traitement», «responsable de traitement» et «sous-traitant» s’entendent au sens du règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ainsi que de tout texte ultérieur remplaçant ou complétant ce texte. 2 Traitement de données à caractère personnel IF PAYROLL & HR peut être amené à traiter des données à caractère personnel pour les finalités suivantes : - Prestation des services professionnels tels que : o Services de gestion des salaires et prestations en ressources humaines o Services de conseils en droit du travail, fiscalité, personnes physiques - Etablissement de ses systèmes administratifs et ses systèmes de gestion des relations clients et fournisseurs, y compris : o Appels d’offres et rédaction de contrats o Suivi et gestion des clients, fournisseurs et anciens collaborateurs o Facturation et paiement des factures o Publicité, communication et relations publiques - Respect de ses obligations juridiques, règlementaires, contractuelles et légales - Protection de son bâtiment, ses équipements, son infrastructure et ses données informatiques - Garantie de la continuité des activités - Gestion de ses risques dans un contexte global avec les parties intéressées - Traitement des demandes des personnes concernées - Gestion de son site internet et ses applications diverses liées. Les finalités ci-dessus sont basées sur au moins une des bases légales suivantes : - Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat (ou en phase de mesures précontractuelles) auquel la personne concernée est liée - Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle IF PAYROLL & HR est soumise - Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par IF PAYROLL & HR ou par un tiers - La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques. En fonction, et pour les besoins des finalités de traitement, IF PAYROLL & HR peut être amené à traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes : 3 Droits des personnes concernées Selon les conditions prévues par les lois applicables, les personnes concernées disposent du droit : • D’accéder à leurs données personnelles et certaines informations relatives à leur traitement ; • De demander la rectification ou l’effacement de leurs données personnelles ; • D’obtenir la limitation de leur traitement ; • De s’opposer au traitement de vos données personnelles. • D’introduire une réclamation auprès du CNPD (cnpd.lu) Afin d’exercer les droits repris ci-dessus, les personnes concernées sont priées d’envoyer un courriel, apportant la preuve de leur identité et en précisant le droit qu’elles souhaitent exercer: dataprotection@ifpayroll.lu 4 Sécurité des données à caractère personnel IF PAYROLL & HR s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles des personnes concernées contre tout traitement non autorisé ou illégal et contre la perte accidentelle, la destruction ou les dommages de ces dernières. Les données personnelles sont conservées sur des serveurs sécurisés situés dans des emplacements contrôlés. 5 Période de conservation des données à caractère personnel IF PAYROLL & HR conserve les données à caractère personnel pendant la durée du contrat A l’issue de la relation de service, IF PAYROLL & HR, au choix du responsable du traitement exprimé dans des instructions documentées, procédera à la restitution ou à la destruction des données, et de toutes copies de données, sauf si leur restitution est requise par la loi ou les règlements applicables à IF PAYROLL & HR. Transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne IF PAYROLL & HR ne transmet pas les données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne autrement que vers des pays offrant un niveau de protection adéquat tels que décidé par la Commission Européenne. Mise à jour de notre politique de protection des données personnelles Afin de se conformer aux lois applicables et refléter au mieux la manière dont IF PAYROLL & HR traite les données à caractère personnel, cette politique de protection des données personnelles fera l’objet de mises à jour. La version publiée sur le site internet d’IF PAYROLL & HR est la version actuellement en vigueur. Contacts Toute demande d’information relative à la protection des données personnelles peut être effectuée à l’adresse électronique suivante : dataprotection@ifpayroll.lu ou par courrier à l’adresse suivante : IF PAYROLL & HR Attn. DATA PROTECTION BP 2474 L-1024 LUXEMBOURG

1 Contexte légal et réglementaire

La présente politique relative à la protection des données à caractère personnel définit la façon dont IF PAYROLL & HR, marque déposée auprès de l’Office Benelux de la Propriété Intellectuelle, exploitée par la société IF- PAYROLL & HR, enregistrée auprès du RCS de Luxembourg sous le numéro B 144.161, ayant son siège social au 45, rue des Scillas, L-2529 Howald (ci-après «IF PAYROLL & HR»), peut être amené à traiter des informations relatives à des personnes physiques identifiées ou identifiables (appelées « personnes concernées ») recueillies auprès d’elles-mêmes ainsi que de ses clients et de tiers (tels que par exemple des prospects, des sous-contractants, des fournisseurs).
Les termes « données personnelles », «traitement», «responsable de traitement» et «sous-traitant» s’entendent au sens du règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ainsi que de tout texte ultérieur remplaçant ou complétant ce texte.

2 Traitement de données à caractère personnel

IF PAYROLL & HR peut être amené à traiter des données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

- Prestation des services professionnels tels que :
o Services de gestion des salaires et prestations en ressources humaines
o Services de conseils en droit du travail, fiscalité, personnes physiques

- Etablissement de ses systèmes administratifs et ses systèmes de gestion des relations clients et fournisseurs, y compris :
o Appels d’offres et rédaction de contrats
o Suivi et gestion des clients, fournisseurs et anciens collaborateurs
o Facturation et paiement des factures
o Publicité, communication et relations publiques

- Respect de ses obligations juridiques, règlementaires, contractuelles et légales
- Protection de son bâtiment, ses équipements, son infrastructure et ses données informatiques
- Garantie de la continuité des activités
- Gestion de ses risques dans un contexte global avec les parties intéressées
- Traitement des demandes des personnes concernées
- Gestion de son site internet et ses applications diverses liées.

Les finalités ci-dessus sont basées sur au moins une des bases légales suivantes :
- Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat (ou en phase de mesures précontractuelles) auquel la personne concernée est liée
- Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle IF PAYROLL & HR est soumise
- Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par IF PAYROLL & HR ou par un tiers
- La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

En fonction, et pour les besoins des finalités de traitement, IF PAYROLL & HR peut être amené à traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :
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3 Droits des personnes concernées

Selon les conditions prévues par les lois applicables, les personnes concernées disposent du droit :
• D’accéder à leurs données personnelles et certaines informations relatives à leur traitement ;
• De demander la rectification ou l’effacement de leurs données personnelles ;
• D’obtenir la limitation de leur traitement ;
• De s’opposer au traitement de vos données personnelles.
• D’introduire une réclamation auprès du CNPD (cnpd.lu)
Afin d’exercer les droits repris ci-dessus, les personnes concernées sont priées d’envoyer un courriel, apportant la preuve de leur identité et en précisant le droit qu’elles souhaitent exercer: dataprotection@ifpayroll.lu

4 Sécurité des données à caractère personnel

IF PAYROLL & HR s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles des personnes concernées contre tout traitement non autorisé ou illégal et contre la perte accidentelle, la destruction ou les dommages de ces dernières.

Les données personnelles sont conservées sur des serveurs sécurisés situés dans des emplacements contrôlés.

5 Période de conservation des données à caractère personnel

IF PAYROLL & HR conserve les données à caractère personnel pendant la durée du contrat
A l’issue de la relation de service, IF PAYROLL & HR, au choix du responsable du traitement exprimé dans des instructions documentées, procédera à la restitution ou à la destruction des données, et de toutes copies de données, sauf si leur restitution est requise par la loi ou les règlements applicables à IF PAYROLL & HR.

Transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne

IF PAYROLL & HR ne transmet pas les données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne autrement que vers des pays offrant un niveau de protection adéquat tels que décidé par la Commission Européenne.

Mise à jour de notre politique de protection des données personnelles

Afin de se conformer aux lois applicables et refléter au mieux la manière dont IF PAYROLL & HR traite les données à caractère personnel, cette politique de protection des données personnelles fera l’objet de mises à jour.

La version publiée sur le site internet d’IF PAYROLL & HR est la version actuellement en vigueur.

Contacts

Toute demande d’information relative à la protection des données personnelles peut être effectuée à l’adresse électronique suivante :
dataprotection@ifpayroll.lu

ou par courrier à l’adresse suivante :
IF PAYROLL & HR
Attn. DATA PROTECTION
BP 2474
L-1024 LUXEMBOURG